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Die BG Kliniken planen die Einführung von integrierten Cloudlösungen zur Steuerung der Investitionen innerhalb des Ressorts Bau- und Immobilienentwicklung. Ziel ist es, die bislang überwiegend Excel- und dokumentenbasierten Prozesse in eine konsistente, mehrperiodenfähige und revisionssichere Systemlandschaft zu überführen. Das Projekt umfasst zwei Lose: Los 1 für ein System zum Infrastruktur-Investitionscontrolling (strategische Planung, Fördermittelmanagement, Finanzierungssteuerung) und Los 2 für eine Software zur Projektkostensteuerung (operative Kostenverfolgung nach DIN 276, Budget- und Nachtragsmanagement). Da die BG Kliniken als KRITIS-Betreiber eingestuft sind, müssen die Lösungen und der SaaS-Betrieb den strengen Anforderungen der NIS2-Richtlinie und des BSI entsprechen.
Entwicklung und Einführung integrierter Cloudlösungen für das Infrastruktur-Investitionscontrolling (Los 1) sowie für die Projektkostensteuerung (Los 2) bei den BG Kliniken.
Bidder Requirements
Role Qualifications
Besondere Bedingungen
Beschreibung der Sollprozesse Für die Umsetzung der Anforderungen aus Los 1 wird es erforderlich sein, dass der AN zusammen mit Vertretern der Fachabteilungen des AG die fachlichen Prozesse aufnimmt und neu definiert. Dies soll im Rahmen von Workshops erfolgen und ist der eigentlichen Entwicklung der Software vorangestellt. Die Leistung wird gesondert abgefragt und vergütet. Zielsetzung des Verfahrens Ziel ist die Entwicklung und Implementierung von Cloudlösungen für die nachfolgend dargestellten Lose. Los 1 -System für Infrastruktur Investitionscontrolling Strategische Perspektivplanung - Mehrperiodenfähigkeit mit langfristigem Planungshorizont - Abgleich mit übergeordneten Unternehmenszielen (z. B. Investitionsquote) - Szenarien- und Simulationsfähigkeit (besonders wichtig!) - Visualisierung von Investitionsverläufen und Finanzierungsfähigkeit Mittelfristige Ziel- und Finanzplanung - Verwaltung aller Maßnahmen mit Stammdaten, Zeit- und Finanzierungszuordnung - Transparente Mittelbindung je Finanzierungsperiode - Einhaltung verbindlicher Finanzierungsrahmen - Verschiebungslogik bei Mittelknappheit mit Prüf- und Warnfunktion Fördermittel- und Antragsmanagement - Abbildung eines mehrstufigen Antragsverfahrens; falls möglich mit Funktion zur Übermittlung der Anträge per Eingabemaske und Datei-Upload; dann Workflow zur Prüfung, Kommentierung/ Korrekturumlauf, Freigabe; dann Übernahme der Daten in Datenbank - Verwaltung von Testierungen, Zuwendungsverträgen und Verteilungsplänen - Status-Tracking und Gremienvorbereitung - Historisierung und Revisionssicherheit Mittelbedarfs- und Liquiditätsplanung - Quartalsweise Mittelabfluss- und Zuflussplanung - Darstellung von Vorfinanzierungsbedarfen aus Ableitung von Differenzen s.o. - Abbildung von Auszahlungsterminen und kurzfristigen Verbindlichkeiten Reporting und Governance - Maßnahmenübersichten - Filterbare Berichte - Historisierung aller Beschlüsse - Rollen- und Rechtekonzept Los 2 - Software für Projektkostensteuerung Kosten- und Reservensteuerung - Kostenerfassung nach DIN 276; Metadaten- und Filtermöglichkeit - Varianten- und Prognosevergleich - Fortschreibung der Finanzierungsreserve - Automatisierte Warnmechanismen bei Überschreitungen Mittelbedarfs- und Liquiditätsplanung - Quartalsweise Mittelabfluss- und Zuflussplanung - Darstellung von Vorfinanzierungsbedarfen aus Ableitung von Differenzen s.o. - Abbildung von Auszahlungsterminen und kurzfristigen Verbindlichkeiten Reporting und Governance - Maßnahmenübersichten - Filterbare Berichte - Historisierung aller Beschlüsse - Rollen- und Rechtekonzept Die Lösungen müssen mehrperiodenfähig, historisierend, revisionssicher und auswertungsstark sein. Während das Investitionsmanagement die Finanzierungslogik und Fördermittelsteuerung abbildet, muss die Baukostenverfolgungssoftware die kosten- und revisionssichere, belastbare Datenbasis liefern. Sie sind damit das operative Steuerungsinstrument für: - Budgettreue - Vergabesicherheit - Nachtragskontrolle - Liquiditätssteuerung - Kostenwahrheit Abgrenzung zwischen den Losen: 1 - System Infrastruktur Investitions- Controlling Investitionsmanagement strategischer Finanzrahmen Förderverfahren Mittelzuteilung Portfolioebene 2 - System Projektkostensteuerung Baukostenverfolgung operative Kostensteuerung AVA- und Vertragssteuerung Rechnungsprüfung und Freigabe (Amondis) Projektebene
Beschreibung der Sollprozesse Für die Umsetzung der Anforderungen aus Los 1 wird es erforderlich sein, dass der AN zusammen mit Vertretern der Fachabteilungen des AG die fachlichen Prozesse aufnimmt und neu definiert. Dies soll im Rahmen von Workshops erfolgen und ist der eigentlichen Entwicklung der Software vorangestellt. Die Leistung wird gesondert abgefragt und vergütet. Zielsetzung des Verfahrens Ziel ist die Entwicklung und Implementierung von Cloudlösungen für die nachfolgend dargestellten Lose. Los 1 -System für Infrastruktur Investitionscontrolling Strategische Perspektivplanung - Mehrperiodenfähigkeit mit langfristigem Planungshorizont - Abgleich mit übergeordneten Unternehmenszielen (z. B. Investitionsquote) - Szenarien- und Simulationsfähigkeit (besonders wichtig!) - Visualisierung von Investitionsverläufen und Finanzierungsfähigkeit Mittelfristige Ziel- und Finanzplanung - Verwaltung aller Maßnahmen mit Stammdaten, Zeit- und Finanzierungszuordnung - Transparente Mittelbindung je Finanzierungsperiode - Einhaltung verbindlicher Finanzierungsrahmen - Verschiebungslogik bei Mittelknappheit mit Prüf- und Warnfunktion Fördermittel- und Antragsmanagement - Abbildung eines mehrstufigen Antragsverfahrens; falls möglich mit Funktion zur Übermittlung der Anträge per Eingabemaske und Datei-Upload; dann Workflow zur Prüfung, Kommentierung/ Korrekturumlauf, Freigabe; dann Übernahme der Daten in Datenbank - Verwaltung von Testierungen, Zuwendungsverträgen und Verteilungsplänen - Status-Tracking und Gremienvorbereitung - Historisierung und Revisionssicherheit Mittelbedarfs- und Liquiditätsplanung - Quartalsweise Mittelabfluss- und Zuflussplanung - Darstellung von Vorfinanzierungsbedarfen aus Ableitung von Differenzen s.o. - Abbildung von Auszahlungsterminen und kurzfristigen Verbindlichkeiten Reporting und Governance - Maßnahmenübersichten - Filterbare Berichte - Historisierung aller Beschlüsse - Rollen- und Rechtekonzept Los 2 - Software für Projektkostensteuerung Kosten- und Reservensteuerung - Kostenerfassung nach DIN 276; Metadaten- und Filtermöglichkeit - Varianten- und Prognosevergleich - Fortschreibung der Finanzierungsreserve - Automatisierte Warnmechanismen bei Überschreitungen Mittelbedarfs- und Liquiditätsplanung - Quartalsweise Mittelabfluss- und Zuflussplanung - Darstellung von Vorfinanzierungsbedarfen aus Ableitung von Differenzen s.o. - Abbildung von Auszahlungsterminen und kurzfristigen Verbindlichkeiten Reporting und Governance - Maßnahmenübersichten - Filterbare Berichte - Historisierung aller Beschlüsse - Rollen- und Rechtekonzept Die Lösungen müssen mehrperiodenfähig, historisierend, revisionssicher und auswertungsstark sein. Während das Investitionsmanagement die Finanzierungslogik und Fördermittelsteuerung abbildet, muss die Baukostenverfolgungssoftware die kosten- und revisionssichere, belastbare Datenbasis liefern. Sie sind damit das operative Steuerungsinstrument für: - Budgettreue - Vergabesicherheit - Nachtragskontrolle - Liquiditätssteuerung - Kostenwahrheit Abgrenzung zwischen den Losen: 1 - System Infrastruktur Investitions- Controlling Investitionsmanagement strategischer Finanzrahmen Förderverfahren Mittelzuteilung Portfolioebene 2 - System Projektkostensteuerung Baukostenverfolgung operative Kostensteuerung AVA- und Vertragssteuerung Rechnungsprüfung und Freigabe (Amondis) Projektebene