Tender Notice

Bidder Requirements

• Referenzprojekte: "Benennen Sie mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Referenzaufträge aus den letzten fünf (5) Jahren, gerechnet ab dem Ende der Teilnahmefrist. Vergleichbar sind solche Aufträge, ... (1) ...die entweder bereits abgeschlossen sind, oder schon mindestens sechs (6) Monate laufen und ... (2) ...die schriftgutbezogene Logistikleistungen und... (3) ... mindestens zwei (2) der nachfolgend dargestellten Leistungen/Leistungsbereiche umfassten: a) Digitalisierung von Bestandsakten b) Digitalisierung von Tagespost c) Digitalisierung von Eingangsrechnungen und... (4) ... deren minimale Verarbeitungsmenge bei Bestandsakten 3 Millionen Blatt (für den Einzelauftrag) sowie bei Tagespost und Eingangsrechnungen jeweils mindestens 300 Vorgänge (Briefe, Rechnungen) pro Tag betrug SOWIE vom Bewerber inhaltlich und verantwortlich erbracht worden sind. Erfolgreich sind Referenzen, bei denen insbesondere keiner der nachfolgenden Fälle vorliegt bzw. vorlag: • Rückabwicklung des Vertrages • Kündigung des Vertrages aus wichtigem Grund • Geltendmachung von nicht unwesentlichen Vertragsstrafen • Nicht unwesentliche Reduzierung des Leistungsumfangs gegenüber dem bei initialer Beauftragung definierten. • Nicht unwesentliche Überschreitung des initialen Kostenansatzes (Auftragswertschätzung) bzw. Angebotspreises. Mindestanforderung: Drei (3) entsprechende Projekte aus den vergangenen fünf (5) Jahren (gerechnet ab dem Ende der Teilnahmefrist). (Zudem BEWERTUNGSKRITERIUM) Hinweise: Es ist zwingend erforderlich, dass jede der mindestens drei (3) geforderten Referenzen (s.u.) mindestens zwei (2) der Leistungen/Leistungsbereiche a) bis c) erfüllt sowie vom Bewerber inhaltlich und verantwortlich erbracht worden ist.
• Notwendiges Fachpersonal / Kompetenzen: "Der Bewerber bestätigt, dass ihm für die Leistungserbringung Fachpersonal aus folgenden Bereichen zur Verfügung steht: Fachpersonal: • für papierhafte Aufbereitung & Datenerfassung: Mindestanzahl: 16 (sechzehn) • Scan-Operatoren*innen: Mindestanzahl: 4 (vier) • Fahrer*innen, Lagerarbeiter*innen (Papierlogistik): Mindestanzahl: 4 (vier) • SW-Entwickler*innen & IT-Fachleute ("Arbeitsvorbereitung") inkl. Vertretung: Mindestanzahl: 3 (drei) • Projektleiter*innen und Berater*innen inkl. Vertretung: Mindestanzahl: 3 (drei) => Summe der Mindestanzahl: dreißig (30) Personen mit obigen Fachkenntnissen Mindestanforderung: Mindestens das Vorhandensein der oben genannten Anzahl an Fachpersonal aus jedem genannten Fachbereich für die gesamte Vertragslaufzeit wird zum Zeitpunkt der Abgabe des Teilnahmeantrags bestätigt. (Zudem BEWERTUNGSKRITERIUM bei mehr/zusätzlichem Fachpersonal)==========
• BSI TR-03138 RESISCAN Zertifizierung (Schutzbedarf normal): Der Bewerber muss mindestens nach: - BSI Technische Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen - Version 1.4.1 bzw. nach - BSI Technische Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen - Version 1.5 Schutzbedarf "normal" zertifiziert sein und dahingehend einen Nachweis erbringen, z.B. in Form eines Zertifikats seitens BSI.==========BSI TR-03138 RESISCAN Zertifizierung (Schutzbedarf hoch): Der Bewerber muss nach: - BSI Technische Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen - Version 1.4.1 bzw. nach - BSI Technische Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen - Version 1.5 Schutzbedarf "hoch" zertifiziert sein und dahingehend einen Nachweis erbringen, z.B. in Form eines Zertifikats seitens BSI, ODER wird spätestens 3 Monate nach Auftragsbeginn zertifiziert sein, und als Nachweis einen Antrag (Auditplan, Vertrags- / Terminnachweis Zertifizierer, verbindlicher Zeitplan) auf die TR-RESISCAN-Zertifizierung mit Schutzbedarf "hoch" beifügen.==========BSI TR-03138 RESISCAN Zertifizierung (Schutzbedarf sehr hoch): Der Bewerber muss nach: - BSI Technische Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen - Version 1.4.1 bzw. nach - BSI Technische Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen - Version 1.5 Schutzbedarf "sehr hoch"zertifiziert sein und dahingehend einen Nachweis erbringen, z.B. in Form eines Zertifikats seitens BSI, ODER wird spätestens 3 Monate nach Auftragsbeginn zertifiziert sein, und als Nachweis einen Antrag (Auditplan, Vertrags- / Terminnachweis Zertifizierer, verbindlicher Zeitplan) auf die TR-RESISCAN-Zertifizierung mit Schutzbedarf "sehr hoch" beifügen. (BEWERTUNGSKRITERIUM)
• Zertifiziertes, etabliertes Informationssicherheitsmanagementsystem: Der Bewerber verfügt über ein etabliertes Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS), welches einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess unterliegt. Der Bewerber muss über mindestens eines der folgenden, aktuell gültigen Zertifikate oder Bescheinigungen zum Informationssicherheitsmanagementsystem verfügen: - ISO/IEC 27001 - ISO/IEC 27001 auf Basis IT-Grundschutz Die Zertifizierung wird über die gesamte Vertragslaufzeit aufrechterhalten. Der Bewerber muss zum Nachweis an sein etabliertes ISMS folgende Informationen mit dem Teilnahmeantrag einreichen: - Geltungsbereich inkl. aller relevanter Services, Prozess und Standorte - Dokumentierte Ausschlusskriterien - Einschränkungen des Geltungsbereiches oder weiterer Ausnahmen Von besonderer Relevanz für die Auftraggeberin ist hierbei alles rund um die Erbringung der Scan-Dienstleistungen. ==========ISO/IEC 27001 auf Basis IT-Grundschutz: Der Bewerber verfügt über ein aktuell gültiges Zertifikat der deutlich umfangreicheren, maßnahmenorientierten ISO/IEC 27001 auf Basis IT-Grundschutz. (BEWERTUNGSKRITERIUM)
• Verarbeitung von Daten im EU-27-Inland: Bestätigen Sie, dass Sie im Falle der Auftragserteilung in der Lage sein werden sicherzustellen, dass die zugänglich gemachten Daten des Auftraggebers im Rahmen der Leistungserbringung das Hoheitsgebiet der Bundesrepublik Deutschland bzw. eines datenschutzrechtlich als sicher anzusehenden EU-27-Mitgliedsstaates nicht verlassen und die datenschutzrechtlichen Vorgaben des BayDSG, des BDSG und der DSGVO eingehalten werden?
• Haftpflichtversicherung: Der Bewerber verpflichtet sich, für Personen-, Sach-, (IT-) Vermögens-, Obhut- und Bearbeitungsschäden im Falle des Zuschlags eine Betriebshaftpflichtversicherung auf seine Kosten abzuschließen, während der gesamten Vertragsdauer aufrecht zu erhalten und dem Auftraggeber nach Aufforderung - in jedem Fall aber sofort nach Zuschlagserteilung - nachzuweisen. Folgende Mindestsummen je Schadensfall müssen abgedeckt werden: - Personenschäden 2.500.000,00 EUR - Sach- und Vermögensschäden (jeweils) 1.000.000,00 EUR - Obhut- und Bearbeitungsschäden 500.000,00 EUR - IT-Vermögensschaden-Haftpflichtschutzes 1.000.000,00 EUR Sofern die Deckungssummen maximiert sind, muss es sich mindestens um eine zweifache Maximierung handeln. Der Nachweis dieser Versicherungen ist jährlich zu erbringen. Der Bewerber verpflichtet sich ferner, dem Auftraggeber sofort nach Zuschlagserteilung eine Bestätigung seines Versicherers vorzulegen, in der dieser bestätigt, dass der Versicherer den Auftraggeber bei Erlöschen des Versicherungsschutzes unmittelbar und unverzüglich benachrichtigt.
• Eigenerklärungen gem. Abschnitt 4 (des Begleitdokuments): Abgabe formell und inhaltlich beanstandungsfreier Eigenerklärungen gemäß Abschnitt 4 des Begleitdokuments, insbes. zu Ausschlussgründen und in Sachen "Russland-Sanktionen".==========Aufrechterhaltung der Eignung: Bestätigen Sie, dass Sie Ihre Eignung entsprechend Ihren Angaben über die Laufzeit der Rahmenvereinbarung aufrechterhalten werden.==========Keine Interessenkollision: Bestätigen Sie, dass Sie keinerlei Interessen haben, die mit dem angestrebten Vertragsabschluss im Widerspruch stehen und dieses zum Nachteil des Auftraggebers beeinflussen könnten.==========Deutsche Sprache: Bestätigen Sie, dass Sie im Falle der Auftragserteilung in der Lage sein werden sicherzustellen, dass alle zur Leistungserbringung direkt gegenüber dem Auftraggeber eingesetzten Mitarbeiter die deutsche Sprache in Wort und Schrift fließend beherrschen und sie im Rahmen dessen anwenden werden; dies umfasst auch alle etwaig zu erstellenden - also nicht bereits vorhandene technische Dokumentationen oder ähnliches - Unterlagen?==========Erfahrung des Bieters: "Der Bewerber bestätigt seine Erfahrung in Jahren bezüglich der anzubietenden Scan-Dienstleistungen (Scannen von Bestandsakten und Eingangspost samt der damit verbundenen Logistikleistungen) Mindestanforderung: Der Bieter hat mindestens 3 Jahre Erfahrung bezüglich der anzubietenden Scan-Dienstleistungen (Zudem BEWERTUNGSKRITERIUM)==========
• Jahresumsatz bezogen auf den Auftragsgegenstand: Der Bewerber bestätigt, dass der Jahresumsatz seines Unternehmens jeweils getrennt in den Jahren 2022, 2023 und 2024 und bezogen auf den Ausschreibungsgegenstand (Digitalisierung von Schriftgut, Datenschutzgerechte Vernichtung von Schriftgut, Schriftgutbezogene Logistikleistungen) jeweils mindestens 3.000.000 Euro betrug (Mindestanforderung). Bei Bewerbergemeinschaften und beim Einsatz von Unterauftragnehmern werden die Werte für die Wertung addiert.