Tender Notice

Gegenstand ist der Abschluss eines EVB-IT Systemlieferungsvertrages über die Lieferung des nachfolgend beschriebenen Systems, einschließlich der Herbeiführung der Betriebsbereitschaft durch den Auftragnehmer, auf der Grundlage eines Kaufvertrages und soweit nachfolgend vereinbart der Systemservice. Das System umfasst die Implementierung eines kombinierten Personaleinsatzplanungs- und Zeiterfassungssystems für die Verwaltung. Der Termin- und Leistungsplan lt. Nr. 9 des EVB-IT Systemlieferungsvertrages mit der Kennung "STADT MH / Personalwirtschaft 2025" wird in Anlage 3 (Sonstige Vereinbarungen) zu diesem Vertrag wie folgt beschrieben: Die Vertragsparteien vereinbaren nach Vertragsabschluss in einem KickOff-Gespräch die wesentlichen zeitbezogenen Meilensteine, bis wann folgende Leistungsphasen abzuschließen sind. Die Terminierung der nachfolgend aufgeführten Leistungsphasen ist abhängig vom Zeitpunkt des Vertragsabschlusses und dem Termin des zu führenden KickOff-Gesprächs. Nachfolgende Leistungsphasen werden festgelegt. Ausgangspunkt ist der Vertragsabschluss und das durchzuführende KickOff-Gespräch: Leistungsphase 1: Migration von Datenbeständen aus dem abzulösenden Zeiterfassungssystem in das neue beauftragte Zeiterfassungssystem. Abstimmung über die technischen Parameter für die Programmierung und Einrichtung einer bidirektionalen Schnittstelle zum Personalabrechnungssystem „PAISYadvanced“. Installation und Einrichten der Serverlizenzen für die Bereitstellung von Servern (Datenbank- ; Test- und Produktivsystem). Installation und Einrichten von Lizenzen für die administrative Systembetreuung. Migration von Stammdaten aus der bisherigen Personaleinsatzplanungssoftware in den Bereichen Amt für Brandschutz, Rettungsdienst, Zivil- und Katastrophenschutz und Ordnungsamt (Kommunaler Ordnungsdienst). Grundinstallation für eine Testumgebung im Bereich Amt für Digitalisierung und IT. Durchführung von Schulungen für die administrative Systembetreuung im Bereich Amt für Digitalisierung und IT. Durchführung von Schulungen für die administrative Softwarebetreuung in den Bereichen Amt für Digitalisierung und IT, Personal- und Organisationsamt und in den Bereichen Amt für Brandschutz, Rettungsdienst, Zivil- und Katastrophenschutz und Ordnungsamt (Kommunaler Ordnungsdienst). Leistungsphase 2: Installation und Einrichtung der erforderlichen Lizenzen für die Umstellung auf den Produktivbetrieb im Umgang mit dem Zeiterfassungssystem in den Bereichen Personal- und Organisationsamt sowie an den Arbeitsplätzen innerhalb der Verwaltung, an denen künftig die Zeiterfassung der Beschäftigten gebündelt in einem Amt zentral erfasst und bearbeitet wird. Hierbei wird Anzahl von 4.000 Lizenzen innerhalb der Verwaltung festgelegt. Durchführung von Anwenderworkshops (Schulung) für das Lernen mit dem Umgang des neuen Zeiterfassungssystems. Leistungsphase 3: Übernahme und Umsetzung des Testbetriebs des Zeiterfassungs- und Personaleinsatzplanungssystems. Ggfls. vorab mit dem Auftraggeber abgestimmtes Customizing in den Fachbereichen Amt für Digitalisierung und IT, Personal- und Organisationsamt, Amt für Brandschutz, Rettungsdienst, Zivil- und Katastrophenschutz und Ordnungsamt (Kommunaler Ordnungsdienst) mit der Zielsetzung, dass Zeiterfassungs- und Personaleinsatzplanungssystem für die produktive Übernahme vorzubereiten. Leistungsphase 4: Abschließender Funktionstest von beiden Systemen und Erklärung des Auftraggebers zur Übernahme in den Produktivbetrieb. Der Abschluss eines EVB-IT Systemlieferungsvertrages über die Lieferung des nachfolgend beschriebenen Systems, einschließlich der Herbeiführung der Betriebsbereitschaft durch den Auftragnehmer, auf der Grundlage eines Kaufvertrages und soweit nachfolgend vereinbart der Systemservice. Das System umfasst die Implementierung eines kombinierten Personaleinsatzplanungs- und Zeiterfassungssystems für die Verwaltung. Auf der Grundlage der vereinbarten Lizenzmenge für die Nutzung und Pflege des Personaleinsatzplanungssystems vereinbaren die Vertragsparteien den Ausbau nach erfolgter Erklärung der produktiven Übernahme, insofern auf Anforderung im Verwaltungsbereich des Auftraggebers weitere Dienststellen bzw. Ämter hieran angebunden werden müssen. Für den Fall, dass die vereinbarte Lizenzmenge für die Nutzung und Pflege des Personaleinsatzplanungssystems vorzeitig aufgebraucht ist, werden zusätzliche Lizenzen bei Bedarf wie folgt beauftragt: Zusätzlicher Lizenzbedarf wird vorab mit dem Auftraggeber abgestimmt. Zusätzlich benötigte Lizenzen sind vom Auftragnehmer vorab mit Zusendung eines Angebots in Textform per Mail an den Auftraggeber zu übermitteln. Der Auftraggeber muss ein derartiges Angebot per Mail bestätigen und beauftragen. Zusätzliche Stunden, die als Dienstleistungsaufwand über das hier vereinbarte Gesamtkontingent an Stunden hinausgehen, werden wie folgt beauftragt: Zusätzlicher Dienstleistungsaufwand stimmen die Vertragsparteien miteinander ab. Zusätzlicher Dienstleistungsaufwand ist vom Auftragnehmer vorab mit Zusendung eines Angebots in Textform per Mail an den Auftraggeber zu übermitteln. Der Auftraggeber muss ein derartiges Angebot per Mail bestätigen und beauftragen.

Neubau einer kombinierten Personalplanungs- und Zeiterfassungssystem. Installation und Implementierung durch den Auftragnehmer. Dies beinhaltet die Datenmigration.