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Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) als SaaS-Lösung für die IHK-Organisation inklusive Migration von bis zu 26 IHKs bis Ende 2027.

Contracting Authority
IHK Gesellschaft für Digitalisierung mbH
Location
Nordrhein-Westfalen
Submission deadline
20.11.2026
Scope
EU-wide
Timeline
Published
Today
Questions
in 7d
Participation
in 14d

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Source: vergabe.ihk.de Published on: 06.11.2026 Original Title: Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Project Overview

Die IHK Gesellschaft für Digitalisierung mbH schreibt die Beschaffung eines zukunftsfähigen, modularen und mandantenfähigen Dokumentenmanagementsystems (DMS) für die IHK-Organisation aus. Das System soll als SaaS-Lösung in einer ISO 27001 zertifizierten Umgebung betrieben werden, wobei eine Option für On-Premise-Betrieb bestehen muss. Der Auftrag umfasst neben der Softwarebereitstellung auch die Erarbeitung von Migrationskonzepten, Testmigrationen, Schulungen, Datenmigration sowie Supportleistungen. Aufgrund der Abkündigung des aktuellen Systems 'Helic' zum 31.12.2027 ist eine beschleunigte Durchführung des Vergabeverfahrens erforderlich, um die Migration von bis zu 26 IHKs innerhalb des Zeitrahmens sicherzustellen.

Beschaffung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) als SaaS-Lösung für die IHK-Organisation inklusive Migration von bis zu 26 IHKs bis Ende 2027.

Project Location

Deutschland

Suitability & requirements

Bidder Requirements

  • ISO/IEC 27001 Zertifizierung oder gleichwertiger Nachweis
  • Geheimhaltungsvereinbarung (NDA)
  • Erfüllung von A-Kriterien (Ausschlusskriterien)
  • Erreichen von mindestens 60 von 100 Punkten in B-Kriterien

Role Qualifications

  • Projektleiter mit nachgewiesener Qualifikation
  • Migrationsteam mit nachgewiesener personeller Leistungsfähigkeit

Technical details

Besondere Bedingungen

  • Beschleunigtes Verfahren aufgrund Abkündigung des Altsystems
  • Rahmenvereinbarung mit 48 Monaten Grundlaufzeit plus 2x 12 Monate Verlängerungsoption
  • Cloud-Betrieb (SaaS) in ISO 27001 zertifizierter Umgebung erforderlich
  • Option auf On-Premise-Betrieb gefordert

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Robert Tech

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